現代の情報管理において、効率的なツールを活用することは非常に重要です。
数あるノートアプリやタスク管理ツールの中でも、Notionはその柔軟性と多機能性から、多くのユーザーに支持されています。
個人のライフログ管理から、チームでのプロジェクト運営まで、あらゆる用途に適応できるのがNotionの魅力です。
しかし、Notionを使い始めたばかりの人の中には、「機能が多すぎて使いこなせない」「もっと効率よく活用したい」と感じる方もいるでしょう。
また、すでに使い慣れている方でも、まだ知らない便利な機能や活用テクニックがあるかもしれません。
本記事では、作業効率を劇的にアップさせるNotionの便利な裏技10選を詳しく解説します。
初心者から上級者まで使えるテクニックを厳選し、具体的な活用方法や設定手順も紹介するので、ぜひ参考にしてください！
これらの裏技を活用することで、作業の自動化や情報整理がスムーズになり、Notionをより快適に使いこなせるようになるでしょう。
Notionの基本（初心者向けの簡単な説明）
Notionは単なるノートアプリではなく、情報管理・タスク管理・データベース機能を統合したオールインワンツールです。
そのため、基本機能を理解しておくことで、よりスムーズに活用できます。
Notionの基本機能
Notionには、他のツールにはないユニークな機能が多数備わっています。
ここでは、その中でも特に重要な基本機能について詳しく解説します。
- ブロック構造：Notionのコンテンツは「ブロック」と呼ばれる単位で管理されます。ブロックにはテキスト、画像、チェックリスト、埋め込みメディア、コードスニペットなどが含まれます。各ブロックはドラッグ＆ドロップで自由に並べ替えることができ、ページのレイアウトを簡単に調整できます。
- ページとデータベース：Notionのページは単なるメモではなく、データベースとしても機能します。データベースはリスト、ボード（カンバン）、カレンダー、ギャラリーなどの形式で表示でき、プロジェクトや情報を効率的に管理できます。
- カスタマイズ性の高さ：ユーザーはNotionを自由にカスタマイズできます。例えば、頻繁に使うフォーマットをテンプレートとして保存し、ボタン一つで呼び出すことができます。また、ウィジェットを活用すれば、天気予報やカウントダウンタイマーを表示することも可能です。
- リアルタイムコラボレーション：Notionはチームでの作業にも適しています。複数のユーザーが同じページをリアルタイムで編集でき、コメント機能や@メンション機能を活用すれば、チーム内のコミュニケーションが円滑になります。
- 外部ツールとの連携：NotionはGoogleカレンダー、Slack、Zapierなどの外部ツールと統合することができ、タスク管理やスケジュール管理を効率化できます。例えば、Zapierを使用すると、特定のアクションが発生したときにNotionページを自動で更新することが可能です。
- マルチデバイス対応：NotionはPC（Windows/Mac）、スマートフォン（iOS/Android）、ウェブブラウザで利用でき、デバイス間でシームレスにデータを同期できます。そのため、どこでも作業ができるのが大きな魅力です。
このように、Notionは単なるノートアプリではなく、情報管理の柔軟性とカスタマイズ性に優れたツールであることが分かります。
Notionの活用事例
Notionは多機能なツールであるため、様々な用途に応じて活用することができます。
以下に、代表的な活用事例を紹介します。
- タスク管理ツールとして活用：ToDoリストやカンバン方式を利用して、個人のタスクやチームのプロジェクトを一元管理できます。タスクの優先度を設定し、締め切りをカレンダー表示することで、作業の抜け漏れを防ぐことが可能です。
- データベースを活用した情報整理：読書記録、学習ノート、クライアントリスト、製品管理など、さまざまなデータを一括で整理できます。フィルターやソート機能を活用すれば、目的の情報をすばやく見つけることができます。
- ライフログや日記の作成：毎日の出来事や目標、アイデアを記録するためのライフログとして利用可能です。テンプレートを活用して「今日の振り返り」「学んだこと」「明日の目標」といった項目を定型化すれば、継続的な記録がしやすくなります。
- 会議の議事録管理：Notionを使えば、会議の議事録を簡単に管理できます。リアルタイムで編集できるため、会議中に複数人が同時にメモを取り、共有することが可能です。また、過去の議事録をデータベース化し、検索機能で必要な情報を即座に取り出せます。
- ナレッジベースとして活用：企業やチーム内のノウハウを集約するためのナレッジベースとしても優秀です。よくある質問（FAQ）、業務マニュアル、ベストプラクティスなどを一元管理し、検索しやすく整理できます。
- プロジェクトの進捗管理：各プロジェクトの進行状況をカンバン方式やリスト形式で可視化し、進捗を確認しながら作業を進めることができます。データベースのリレーション機能を使えば、タスクとプロジェクトを紐づけて、全体の流れを把握しやすくなります。
このように、Notionはあらゆる用途に適応できる万能ツールです。
自分の用途に合わせてカスタマイズし、より便利に活用してみましょう。
この基本を押さえたうえで、次に紹介する裏技を活用すると、よりスムーズに作業できます！
Notionの便利な裏技10選
Notionは多機能なツールですが、使いこなすためにはちょっとしたコツが必要です。
便利な機能を知っておくことで、作業を効率化し、より快適に活用できます。
ここでは、知っておくと劇的に作業がスムーズになるNotionの裏技を10個厳選して紹介します。
初心者でもすぐに活用できるものから、上級者向けの高度なテクニックまで幅広く取り上げているので、ぜひ試してみてください。
裏技を活用することで、
- ページ作成や編集のスピードが格段に上がる
- データの管理・整理がより直感的にできる
- タスク管理の効率が向上し、仕事の抜け漏れを防げる
などのメリットが得られます。
以下に紹介する裏技を実践し、Notionを最大限に活用していきましょう！
スラッシュコマンドで素早く操作
Notionでは、スラッシュ（/）を入力するだけで、さまざまな操作を簡単に実行できます。このスラッシュコマンドは、初心者にとっても分かりやすく、上級者にとっても作業スピードを向上させる強力なツールです。
スラッシュを入力すると、利用可能なブロックや機能の一覧が表示されます。これにより、手動でメニューを探す手間を省き、スムーズにページ編集ができるようになります。
活用例
/h1を入力すると見出し1（H1）を作成/tableを入力するとテーブルを挿入/todoを入力するとToDoリストを作成/imageを入力すると画像を追加/embedを入力すると外部コンテンツ（YouTube動画やGoogleドキュメントなど）を埋め込み/calloutを入力すると目立つデザインの注釈ブロックを追加
スラッシュコマンドのメリット
- 作業の効率化：マウス操作なしで素早くブロックを追加できる。
- 直感的な操作：コマンドを覚えなくても、スラッシュを入力すれば候補が表示される。
- カスタマイズ性の向上：頻繁に使うブロックを素早く追加することで、ページ作成の流れがスムーズになる。
スラッシュコマンドを活用すれば、Notionの操作スピードが劇的に向上します。
特に、日常的に多くのメモを取る方や、データベースを頻繁に作成する方にとっては、必須のテクニックとなるでしょう。
データベースのリレーション機能を活用
Notionのデータベースリレーション機能を活用すると、異なるデータベース同士を関連付けて情報を一元管理できます。
プロジェクト管理やタスク管理、顧客データベースの整理などに役立つ強力な機能です。
活用例
- タスク管理とプロジェクト管理の連携：プロジェクトデータベースとタスクデータベースをリレーションさせることで、各プロジェクトに関連するタスクを簡単に参照可能。
- クライアント情報と案件情報の連携：クライアントごとの案件を関連付けて、一覧で管理。
- 読書記録と著者データの連携：読書リストと著者リストを関連付けて、特定の著者の書籍を一覧表示。
設定方法
- データベースを作成：2つのデータベース（例：タスク管理とプロジェクト管理）を用意。
- リレーションプロパティを追加：片方のデータベースに「リレーション」プロパティを作成し、関連付けたいデータベースを選択。
- 関連付けを行う：タスクデータベースの各エントリで、対応するプロジェクトを選択。
- ロールアップ機能を活用（オプション）：リレーションデータベースから情報を自動取得し、一覧表示。
この機能を活用することで、異なるデータを関連付け、管理の手間を削減できます。
特に、大量の情報を整理する必要がある場合に非常に便利です。
カレンダービューでスケジュール管理
Notionのデータベースには、カレンダービューを設定する機能があり、これを活用するとスケジュール管理が驚くほど簡単になります。タスクや予定を視覚的に整理できるため、日々のスケジュールを効率よく管理できます。
活用例
- プロジェクトの締め切り管理：タスクの締め切り日をカレンダービューに表示することで、進捗状況を一目で確認可能。
- 定期的な予定の整理：ミーティングやレポート提出のスケジュールを一元管理。
- 個人のスケジュールと仕事の予定を統合：プライベートと仕事のスケジュールを一つのビューで管理。
設定方法
- データベースを作成：タスクや予定を管理するデータベースを作成。
- 日付プロパティを設定：カレンダービューで管理したい項目に「日付」プロパティを追加。
- ビューをカレンダーに変更：データベースのビューを「カレンダー」に変更すると、日付に基づいて情報が整理される。
- フィルターやソートを活用（オプション）：特定のプロジェクトのみ表示するフィルターや、期限順にソートする機能を活用するとさらに便利。
カレンダービューを活用すれば、スケジュールを直感的に管理でき、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。
特に、複数のプロジェクトを並行して進める場合には、カレンダー上で全体の流れを把握することで、効率的に作業を進められるでしょう。
ページリンクを活用
Notionでは、@ページ名 を入力するだけで、簡単に他のページへのリンクを作成できます。
この機能を活用することで、関連する情報を瞬時に呼び出し、効率よくページ間を移動できるようになります。
活用例
- プロジェクト管理：各プロジェクトの進捗を管理するページと、タスク管理のページをリンクして、スムーズに行き来できるようにする。
- 会議の議事録：会議ごとのメモをまとめ、関連するプロジェクトページや過去の議事録にリンクを設定することで、情報を統合。
- ナレッジベースの構築：Notionを社内Wikiやナレッジベースとして活用し、各カテゴリの情報を相互にリンクすることで、素早く参照可能にする。
- 個人のメモやアイデア管理：思いついたアイデアをまとめたページを、関連するプロジェクトやタスクページとリンクさせ、活用できるようにする。
設定方法
- リンクを作成したいページを開く
@を入力し、リンクしたいページの名前を入力- 候補に表示されたページを選択
- リンクが自動生成され、クリックするとそのページにジャンプ可能
また、リンクしたページをプレビュー表示することもできるため、重要な情報をすばやく確認できます。
特に、プロジェクト管理やナレッジ共有の場面では、情報の整理とアクセス性が大幅に向上するため、積極的に活用すると良いでしょう。
ページリンクを活用することで、Notion内の情報をスムーズに結びつけ、作業の効率を高めることができます。
テンプレートボタンで作業を自動化
Notionの「テンプレートボタン」機能を活用すると、頻繁に使用するコンテンツをワンクリックで素早く追加できます。
特に、繰り返し行う作業を効率化したい場合や、フォーマットを統一したい場合に非常に役立つ機能です。
活用例
- 会議の議事録作成：事前に定型フォーマットを作成しておき、会議ごとにテンプレートボタンを押すだけで新しい議事録を作成。
- タスク管理の標準化：プロジェクトや日々の業務におけるタスクリストを統一し、漏れなく管理。
- 学習ノートの作成：講義ノートや勉強記録のフォーマットを統一し、効率的に記録。
- プロジェクト管理：各プロジェクトの詳細情報を一定のフォーマットで作成し、チーム内の統一感を確保。
設定方法
- 新しいページ、またはデータベースを作成
- 「/template button」を入力し、テンプレートボタンを追加
- ボタンの設定を開き、追加するブロック（例：ToDoリストや議事録フォーマット）を作成
- ボタンを押すと、設定したフォーマットが瞬時に追加されるように設定完了
この機能を活用することで、繰り返し発生する業務を自動化し、作業時間を大幅に短縮できます。
特に、チーム作業ではフォーマットを統一することで、情報共有がスムーズになり、業務の効率化につながるでしょう。
GoogleカレンダーやSlackと連携
Notionは単体でも強力なツールですが、GoogleカレンダーやSlackと連携することで、さらに便利に活用できます。
これにより、スケジュール管理やチーム内のコミュニケーションがスムーズになり、作業の効率が向上します。
活用例
- Googleカレンダーと連携して予定を一元管理：タスクや締め切りをGoogleカレンダーに自動反映し、スケジュールを見逃さない。
- Slack通知を活用してタスクのリマインドを自動化：特定のタスクや締め切りが近づいたときに、Slackへ自動通知を送る。
- 会議のアジェンダや議事録を共有：Notion上で作成した会議のアジェンダをSlackに投稿し、チームメンバーと共有。
- プロジェクト管理の効率化：Notionで管理するタスクをSlackのチャンネルに自動投稿し、進捗を可視化。
設定方法
- Googleカレンダーとの連携
- Zapierなどの連携ツールを使用し、Notionのデータベースで設定した締め切りや予定をGoogleカレンダーに同期。
- Notion APIを活用してカレンダーと双方向のデータ同期を設定する方法もある。
- Slackとの連携
- Zapierを活用し、特定のタスクやプロジェクトの更新があった際にSlackへ通知を送信。
- Notionの共有リンクをSlackのチャンネルに定期的に投稿することで、情報を一元管理。
このように、GoogleカレンダーやSlackと連携することで、Notionをチームの中心的な管理ツールとして活用できるようになります。
特に、リモートワークや複数のプロジェクトを同時に進める場合に、情報の共有やスケジュール管理が格段に楽になります。
ショートカットキーで爆速操作
Notionには数多くのショートカットキーが用意されており、これらを活用することで作業スピードを大幅に向上させることができます。
マウス操作を極力減らし、キーボードだけでページの作成や編集、ナビゲーションが可能になるため、効率的に作業を進めたい方には必須のテクニックです。
活用例
- ページ間の素早い移動：
Ctrl + P（Windows） /Cmd + P（Mac）を使用すると、ページを素早く検索し移動可能。 - ブロックの移動：
Ctrl + Shift + ↑ / ↓（Windows） /Cmd + Shift + ↑ / ↓（Mac）でブロックをすばやく移動。 - 箇条書きやチェックリストの追加：
-（ハイフン）で箇条書き、[]でチェックリストをすばやく作成。 - テキストのフォーマット変更：
Ctrl + B（Windows） /Cmd + B（Mac）で太字Ctrl + I（Windows） /Cmd + I（Mac）で斜体Ctrl + Shift + S（Windows） /Cmd + Shift + S（Mac）で取り消し線
- 新しいページを即座に作成：
Ctrl + Shift + N（Windows） /Cmd + Shift + N（Mac）で新しいウィンドウを開き、素早く新規ページを作成。
ショートカットキーのメリット
- 作業スピードの向上：頻繁に行う操作をキーボードだけで完結できるため、無駄なクリックが不要になる。
- マウス不要で作業可能：マウスを使わずにページの編集や移動ができるため、手をキーボードから離す必要がなく、スムーズに作業が進む。
- カスタマイズしやすい：特定の操作を習慣化することで、ワークフロー全体を最適化できる。
ショートカットキーを活用することで、Notionの操作が格段にスムーズになり、特に長時間作業をする場合の効率が大きく向上します。
まずは基本的なショートカットを習得し、徐々に活用範囲を広げていくと良いでしょう。
埋め込み機能で情報を一元管理
Notionの「埋め込み機能」を活用すると、外部のさまざまなツールやメディアをNotionのページ内に直接表示し、情報を一元管理することができます。
これにより、複数のアプリを切り替える手間を省き、作業の効率を大幅に向上させることが可能です。
活用例
- YouTube動画の埋め込み：学習用の動画やプレゼンテーション資料を直接Notionページ内で再生可能。
- Google Docs / Google Sheetsの埋め込み：チームのドキュメントやスプレッドシートをNotion内で管理し、すぐに編集できる。
- FigmaやMiroのデザインファイルを埋め込み：デザインプロジェクトの進捗を一元管理し、チームとの共同作業を効率化。
- Googleマップの埋め込み：会議の開催場所や旅行計画のマップをNotion上で共有。
- 音声ファイルやPDFの埋め込み：インタビューの録音データや参考資料をまとめて整理。
設定方法
- 埋め込みたいコンテンツのURLをコピー
- Notionのページ内で「/embed」と入力し、埋め込みブロックを追加
- URLを貼り付けると、コンテンツがページ内に表示される
この機能を活用することで、Notion内で必要な情報にすぐアクセスできるようになり、複数のアプリを行き来する時間を削減できます。
特に、チーム作業やプロジェクト管理を効率化したい場合には、外部ツールとの統合は欠かせない機能となるでしょう。
AI機能で文章作成を効率化（Notion AI）
NotionにはAI機能が搭載されており、文章作成やデータの要約、ブレインストーミングなどをサポートしてくれます。
この機能を活用することで、文章作成のスピードが大幅に向上し、考える時間を短縮することができます。
活用例
- メモの自動要約：長い会議メモや記事を要約し、必要なポイントだけを抽出。
- アイデア出し：新しいプロジェクトや記事のネタをAIが提案。
- メールや文書の作成：メールの下書きや提案書を短時間で作成。
- タスクの自動分類：タスクリストを作成し、優先度やカテゴリごとに整理。
設定方法
- Notion AIを有効化（有料プランで利用可能）。
- テキストエリアで「AIを活用する」オプションを選択。
- 「要約」「アイデア生成」「文章改善」などのAI機能を活用。
- 生成された文章をカスタマイズし、効率的に作業を進める。
このAI機能を活用することで、単純な文章作成作業の負担を軽減し、よりクリエイティブな作業に集中することが可能になります。
特に、時間を短縮しながら高品質なコンテンツを作成したい人にとって、非常に強力なツールとなるでしょう。
公開ページ機能で簡単に情報共有
Notionの「公開ページ機能」を活用すると、作成したページを簡単に外部へ共有することができます。
この機能を使えば、社内資料の共有、ポートフォリオの公開、イベント案内の作成など、さまざまな用途で情報を発信できます。
活用例
- 社内ドキュメントの共有：業務マニュアルやプロジェクト資料をNotion上で作成し、チームメンバーに共有。
- ポートフォリオの公開：個人の実績や制作物をNotionで管理し、採用担当者やクライアントにURLを送るだけで閲覧可能。
- イベント案内ページの作成：イベントの概要やスケジュールをNotionで作成し、参加者にURLを共有。
- ナレッジベースの構築：よくある質問や手順書を公開し、社内外の関係者が自由に閲覧できるようにする。
設定方法
- 共有したいページを開く
- 右上の「共有」ボタンをクリック
- 「Webで公開」を選択し、リンクを取得
- 必要に応じて「編集可能」「閲覧のみ」などのアクセス権限を設定
- 生成されたURLを共有するだけで、外部の人と簡単に情報を共有可能
この機能を活用することで、情報の共有がスムーズになり、チームやクライアントとのやり取りがより効率的になります。
特に、頻繁に更新が必要な情報を共有する場合には、静的なPDFやドキュメントを送るよりも柔軟に対応できるため、非常に便利です。
まとめ
ここまで、Notionをより効率的に活用するための10の裏技を紹介しました。
これらの機能を活用することで、情報の整理やタスク管理がスムーズになり、仕事やプライベートの生産性が格段に向上します。
特におすすめの3つの裏技
- スラッシュコマンド（素早い操作で作業を時短）
- データベースのリレーション機能（情報を紐づけて管理）
- テンプレートボタン（繰り返し作業を自動化）
初心者でも簡単に活用できるものから、上級者向けの高度なテクニックまで幅広く紹介しました。
最初は基本的な機能から試し、少しずつカスタマイズを加えていくことで、自分に最適なワークフローを構築できます。
また、Notionは頻繁にアップデートされ、新しい機能が追加されるため、常に最新の情報をチェックしながら、さらなる活用方法を模索するのもおすすめです。
あなたの目的に合った使い方を見つけ、Notionを最大限に活用してください。
今後も、Notionを活用した便利なテクニックを紹介していくので、ぜひ他の記事もチェックしてみてください！
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